Vous trouvez cela compliqué d’écrire un email? Ou vous voulez juste vous rafraichir la mémoire? Voici ce que je m’assure de faire à chaque fois que j’en écris un à un futur employeur.
Premièrement, faites bien attention à l’objet du mail. Ce dernier doit être clair afin que le destinataire sache de quoi il s’agit avant même d’ouvrir cet e-mail.

Exemples de sujet pour vos emails:

• “Internship interview for Friday 15^th” or “Important documents required”
• “Entretien du 15 Février pour un stage” ; “Documents importants requis”

Ensuite, passons aux salutations. Si vous connaissez votre destinataire, n’hésitez pas à ajouter leur nom. Ensuite la familiarité des salutations dépend de votre degré d’intimité avec la personne.

Exemples:

• “Cher Monsieur Smith”, “Chère Madame Jones”,
• “Dear Mr. Smith,” “Dear Ms. Jones,”

Vous est-il déjà arrivé de ne pas savoir si votre destinataire était un homme ou une femme? Voici mon conseil dans ce genre de cas pour procéder aux salutations.

Utilisez le traditionnel “Cher,Chère” suivi de son nom si vous l’avez, ou un Madame,Monsieur fera aussi l’affaire. En anglais cela donnera : Dear {Name} {Last Name},

Vérifiez bien l’orthographe du nom de votre destinataire, afin de ne pas faire d’erreur!

Le corps de l’e-mail

Je préfère commencer un mail avec une note positive. Un remerciement, ou bien simplement demander comment se porte la personne est très bien perçu. Ni trop long, ni trop personnel, juste assez pour bien commencer la conversation et cela devrait suffire.

Pour ce qui est du texte, soyez clair et précis car cela influera sur le type de réponse que vous recevrez! N’hésitez pas à privilégier les e-mail courts, afin d’éviter que le destinataire ne survole votre e-mail et rate l’essentiel! Vérifiez bien que le but de votre e-mail est clair, et que vos attentes sont bien exprimées et résumées.

Un e-mail n’a pas à être “fancy”, utilisez une police d’écriture sobre :  Arial, Helvetica, ou Tahoma en taille 12. Pensez à vérifier votre grammaire et orthographe – je double check souvent avec Word, ou un logiciel sur internet! En effet c’est très important, car votre e-mail peut servir de “première impression”, et est donc très important! Veillez à ce que le style de votre e-mail vous fait paraitre sur de vous, même si vous aurez passé des heures à tout vérifier!

J’aime utiliser une phrase de conclusion positive également, afin de conclure en beauté!

Exemples :

• “Merci pour votre temps” “Thank you for your time.”
• “Dans l’attente de vous lire” “I look forward to hearing from you soon.”
• “Dans l’attente de vos conseils” “I look forward to your advice.”
• “En espérant vous rencontrer prochainement” “I look forward to meeting you soon.”

Les formules de politesses

Dans un mail professionnel, il est recommandé d’utiliser des formules simples comme :

“Bien à vous”, “Bien cordialement” , “Kind regards,” ou “Yours Sincerely,”

N’oubliez pas votre nom et prénom en fin d’e-mail – on ne prendra pas la peine de déchiffrer votre adresse email pour connaitre votre nom!

Une dernière fois!

Votre e-mail est prêt? N’hésitez pas à relire encore une fois, on est jamais trop sûr! Si vous joignez un fichier, ne l’envoyez pas sans avoir vérifié la pièce jointe. C’est parti, il est temps d’envoyer le mail! Pensez à vérifier votre boite mail régulièrement, ainsi que vos spams, qui sait?

En espérant que ces quelques conseils vous aideront dans la rédaction de votre prochain e-mail pour un futur employeur!

En espérant vous accueillir très bientôt à Chengdu, la ville des pandas!